重要書類の面倒な処理作業を省く方法
重要書類の面倒な処理作業を省く方法
重要・機密書類は、どの職業でも必ず出てしまうものですよね。
外部に漏れてはいけない情報は、社内で慎重に保管し、また処理をする必要があります。
今回は、重要書類、機密書類の処理作業についてお話します。
外部に漏れてはいけない情報は、社内で慎重に保管し、また処理をする必要があります。
今回は、重要書類、機密書類の処理作業についてお話します。
安全な保管は社内が一番
書類は、重要度によってその場で処分してしまうものもあれば、半永久的に保管しなくてはいけないものもあります。
近年ではビルの一室やマンションの一室のような狭いオフィスも数多く存在しているので、書類の保管場所を貸し出すようなサービスも浸透していますよね。
しかし、重要な書類であればあるほど社外に持ち出すリスクは大きくなり、外部の機関に預けるのもためらう企業がほとんどなのではないでしょうか。
また社内でも一部の人間にしか浸透していない内容だったり、厳重に管理すべき内容の場合、社内の中でも保管場所を選ぶ必要があります。
安全なのは金庫の中や内情を知る上層部の鍵が付いている引き出しなどですが、会社が運営している限り書類は増え続ける一方です。
計算書類および附属明細書、株主名簿、重要な人事に関する文書などは永久的に保存する必要がありますが、保存期間が1年〜3年未満の書類は定期的に精査して処分すべきでしょう。
オフィススペースには限りがあり、また莫大な書類量の管理はミスが出る原因になるので、充分注意して取り扱うようにして下さい。
近年ではビルの一室やマンションの一室のような狭いオフィスも数多く存在しているので、書類の保管場所を貸し出すようなサービスも浸透していますよね。
しかし、重要な書類であればあるほど社外に持ち出すリスクは大きくなり、外部の機関に預けるのもためらう企業がほとんどなのではないでしょうか。
また社内でも一部の人間にしか浸透していない内容だったり、厳重に管理すべき内容の場合、社内の中でも保管場所を選ぶ必要があります。
安全なのは金庫の中や内情を知る上層部の鍵が付いている引き出しなどですが、会社が運営している限り書類は増え続ける一方です。
計算書類および附属明細書、株主名簿、重要な人事に関する文書などは永久的に保存する必要がありますが、保存期間が1年〜3年未満の書類は定期的に精査して処分すべきでしょう。
オフィススペースには限りがあり、また莫大な書類量の管理はミスが出る原因になるので、充分注意して取り扱うようにして下さい。
処分の際も細心の注意を
重要・機密書類は厳重に保管することも大切なのですが、それ以上に処分方法にも注意しなくてはなりません。
保管期限を過ぎたからと言って、外部にバレてはいけない情報は山ほどあるはずです。
処理方法と言えばシュレッダーや挟みなどで処理する方法が最も一般的ですが、シュレッダーは細かく切ったからと言って、パズルのように当てはめれば復元が全く不可能と言う訳ではないですよね。
内部の人間を疑えと言う訳ではありませんが、会社は組織なので最後まで責任を持って処分し、円滑に作業を終えることが無難でしょう。
シュレッダーが危ないということは、ゴミ箱にそのまま捨てたり、部下に処理を任せるなってもってのほかです。
では、どのような処理方法をすればいいのでしょうか?
保管期限を過ぎたからと言って、外部にバレてはいけない情報は山ほどあるはずです。
処理方法と言えばシュレッダーや挟みなどで処理する方法が最も一般的ですが、シュレッダーは細かく切ったからと言って、パズルのように当てはめれば復元が全く不可能と言う訳ではないですよね。
内部の人間を疑えと言う訳ではありませんが、会社は組織なので最後まで責任を持って処分し、円滑に作業を終えることが無難でしょう。
シュレッダーが危ないということは、ゴミ箱にそのまま捨てたり、部下に処理を任せるなってもってのほかです。
では、どのような処理方法をすればいいのでしょうか?
安心できる業者選びで徹底処分!
重要・機密書類の処分にぜひ利用して欲しいのが、書類の処分を行ってくれる専門の業者を利用する方法。
焼却や精密なシュレッダー処理など方法はさまざまですが、ご自身で処理をされるよりは確実に情報漏れを防ぐことができるでしょう。
特にオススメしたいのが、マッハ50の溶解処理サービス。
機密文書を安全・確実に破棄致します。
お客さまから預かった書類の詰まった段ボールを指定専用工場に運び、段ボールを開封することなく溶解処理を施す処理方法です。
溶解された紙は100%リサイクル原料になるのでゴミも出ません。
また、バインダーやファイルから紙を抜き取らなくても、溶解過程で紙と完全に分離して分離したものもリサイクル原料にします。
段ボール1箱から、関東近圏どこでも回収に伺います。
ハードディスクやCD・DVDなどの磁気記録メディアにも対応していますので、ぜひご相談下さい。
書類処分で手間を取らないためにも、書類処分業者を是非ご活用ください。
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バイク便マッハ50ならお電話
一本で、ご指定の場所からご
指定の場所まで緊急配達!
東京、大阪、名古屋などの都
市圏に限らず全国どこへでも
緊急当日配達が可能です。
平日24時間対応で、全スタッ
フはGPS装備!
定期的な運行、常駐での貸切
チャーター対応など格安料金
で承ります。
お気軽にご相談下さい。
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ーを募集しています。
そのほか軽四輪貨物ドライバ
ーや自転車メッセンジャー、内勤スタッフなど様々なメンバーも募集しています。
新しい事務所で楽しい仲間と
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